Ambtenaren zijn niet lui, wel onproductief

Newton wist het al: Wanneer een voorwerp een grote massa heeft, is er een grotere kracht nodig is om het op snelheid te krijgen en om het weer af te remmen, met andere woorden: “Massa is traag”. Dit principe geldt in feite ook voor de Nederlandse ambtelijke organisatie; deze is zò ontzettend groot, er zijn zòveel regeltjes en er wordt altijd zòveel onderhandeld, dat het vijwel onmogelijk is om snel tot beslissingen te komen, oftewel: De ambtelijke organisatie werkt traag en is onproductief! De bovenstaande uitspraak leeft onder de bevolking en wordt kracht bijgezet doordat de bevolking de ambtelijke organisatie in veel gevallen als een blok aan het been ervaart. In de kranten komen ambtelijke organisaties dan ook vrijwel alleen negatief aan bod. Zo hebben rijksambtenaren in 2007 vele weken gestaakt en werd bij de meeste vestigingen van de belastingdienst drie dagen lang de telefoon niet opgenomen zal worden. De burgers interesseert het niet veel wat de reden is van de staking, maar wel dat zij hier weer enorm veel last van zullen hebben. Zij kunnen immers dagenlang nergens terecht met hun vragen en problemen. Het is wel moeilijk voor de ambtelijke organisatie om positief in het nieuws te komen. De bevolking ervaart organisaties die hieronder vallen namelijk vaak als een belemmering voor haar acties. Veel mensen denken bij de politie slechts aan het uitschrijven van bekeuringen, bij de belastingdienst aan geldklopperij en bij de gemeente aan het traag afhandelen van vergunningaanvragen. Vooral dit laatste voorbeeld is een goed voorbeeld van het trage en onproductieve handelen van de ambtelijke organisatie.

Luizenbaantje

Grote groepen mensen leven in de veronderstelling dat ambtenaren maar een ‘luizenbaantje’ hebben. Dit vermoeden wordt nog eens gesterkt door de ervaring dat in veel gemeenten de ambtenaren op vrijdagmiddag vrij zijn en daardoor dus een relatief korte werkweek hebben. Verder hebben zeer veel mensen negatieve ervaringen met het ambtelijke apparaat; bijvoorbeeld het niet op tijd afhandelen van een vergunningaanvraag of bezwaarschrift. Veel gemeenten beloven namelijk e-mails en brieven binnen twee weken te beantwoorden. In veel gevallen volgt binnen die termijn wel een standaardbrief, waarin de betreffende gemeente bevestigt dat de brief ontvangen is, maar een inhoudelijk antwoord komt pas veel later of soms zelfs nooit. Uit dit trage handelen volgt vaak de conclusie dat ambtenaren zeer langzaam werken en überhaupt niet veel uitvoeren. Op 14 mei 2009 meldden verschillende media echter dat ambtenaren helemaal niet lui zijn en dat 85% van hen regelmatig overwerkt. Ambtenaren moeten mede door de bezuinigingen van de afgelopen jaren juist alleen maar harder werken. De werkdruk daardoor enorm toegenomen. Maar als ambtenaren dan wel zo hard werken, waarom werkt het hele ambtelijke apparaat dan zo traag en onproductief?

Bureaucratie

In kleine gemeenten is er meestal een strikte scheiding van taken en daardoor is er minder bureaucratie dan in grote gemeenten. Op het moment dat een gemeentelijke dienst een beleidsnota schrijft, gaat die direct naar het college en moet dus in één keer goed zijn. Er wordt in veel gevallen door de bestuursdienst van zo’n gemeente alleen even gekeken of de nota overeenkomt met eerdere uitspraken en of de inhoud vertrouwelijk moet zijn. Maar bij grotere gemeenten kijkt de bestuursdienst meestal wel inhoudelijk naar een beleidsnota en geeft er een eigen draai aan. De verantwoordelijkheden zijn bij deze grote gemeenten vaak niet duidelijk, wat zorgt voor een complexe structuur, met veel vergaderingen. Dit kost zeer veel tijd, om maar nog niet te spreken over de tijd die het vele controlerende werk en het vele werk dat dubbel uitgevoerd wordt kost. Wanneer duidelijk is wie verantwoordelijk is, zal daadkrachtiger en sneller gewerkt kunnen worden.

Iedereen mag meebeslissen

Er is sprake van een fijnmazige taak- en bevoegdheidsverdeling tussen de verschillende ambtelijke organisaties en hun onderdelen op rijks-, provinciaal en gemeentelijk niveau. Op zich is dit een goede ontwikkeling, want dit heeft ertoe geleid dat bij vrijwel iedere kwestie altijd verschillende ambtelijke bureaus en afdelingen betrokken zijn, die in onderling overleg en door onderhandeling tot beleid komen. Op deze manier zullen beleidsproblemen dan ook vanuit verschillende invalshoeken benaderd worden. Deze ontwikkeling heeft echter wel geleid tot nog meer bureaucratie bij de overheid en tot nog minder productiviteit. De Nederlandse bestuurscultuur is geworden tot één grote overlegcultuur met heel weinig mogelijkheden tot besluitvorming. Die cultuur is stukje bij beetje zo gegroeid. Het ene convenant na het andere wordt gesloten, er worden allerlei bestuurlijke hulpstructuren in het leven geroepen en altijd wordt ernaar gestreefd problemen met consensus op te lossen. Uiteraard gebeurt dit allemaal met de beste bedoelingen, maar het komt de productiviteit van het ambtelijk apparaat niet ten goede. In Nederland wordt democratie sinds de jaren zeventig gezien als een stelsel waarin iedereen meebeslist. Waar de bevolking in het verleden van onderaf kon meepraten, kan men tegenwoordig ‘meebeslissen’. Dat werkt niet; niet in het bedrijfsleven en niet bij de overheid. Denk terug aan het referendum over de Europese grondwet een aantal jaren terug. De bevolking wist over het algemeen vrijwel niets van de inhoud van deze grondwet, dus zij kon geen goed oordeel vellen. Toch is massaal tegen gestemd, dit kwam mede doordat men zich afzette tegen het beleid dat op dat moment door de regering gevoerd werd. Hieruit blijkt dat het geen goede ontwikkeling is de burgers mee te laten beslissen in dergelijke zaken. Niettemin leeft bij de overheid de overtuiging nog steeds dat iedereen mee moet kunnen beslissen en is het in het Nederlandse openbaar bestuur mogelijk, dat de kleinste partner alles tegenhoudt, of het nu een gemeente is of een maatschappelijke organisatie. Het ambtelijk apparaat is dus al enorm groot, traag en onproductief en dit wordt nog eens versterkt door iedereen altijd en overal mee te willen laten beslissen.

Massa is traag

Newton heeft al eens bewezen dat massa traag is en heeft voor de natuurkunde veel betekend. Nu is gebleken dat zijn wetten zelfs van toepassing zijn op de ambtelijke organisatie in Nederland, die met haar grote massa enorm traag en onproductief is. Massa is traag en blijft traag, zo ook bij de Nederlandse ambtelijke organisatie. Om dit probleem te verhelpen zal er het nodige moeten veranderen in de ambtelijke organisatie van Nederland, daar is daadkracht voor nodig, Newton wist immers al dat er kracht nodig was om massa in beweging te krijgen.